毎年この季節になるとやってくるのが、「忘年会」や「新年会」などの集まりですね。
今年はコロナウイルスの影響もあり、例年通りとはいきませんがオンラインも含め開催する団体はあるはずです。
こういった場で幹事を任せられるのは新入社員の皆さんが多いのではないでしょうか？
入社して半年以上が経過し、徐々に仕事に慣れてきて、周りとのコミュニケーションも上手に取れるようになってきた時期なのでぴったりだと私は思います。
この記事では、スマートフォンが普及した今、幹事を行う上で是非使っていただきたいツールを紹介します！
登録不要、無料で簡単に使えるものですので、ぜひ使って先輩たちを驚かせましょう！
考えたことある？ あなたに幹事を任せるということ
初めて幹事を任された新入社員を想定して書いていますが、それ以外の人も含めて聞きます。
「なぜあなたは幹事を任されたと思いますか？」
幹事というポジションは、参加者の都合に気を配りみんなにとって最も良い形で会を遂行することが求められます。
小規模なものから大規模なものまでどの場合でも、たいてい幹事はめんどくさい仕事です。
しかし、そのめんどくささは投資であり、幹事をしっかりこなすことで得られるメリットは、その何倍にも膨れ上がります。
いくつか紹介してみたいと思います。
参加者の方全員とコミュニケーションをとる機会がもらえる
大きな会社になればなるほど、上司を含め全員と頻繁にコミュニケーションをとるのは物理的に難しくなります。
しかし、毎年当たり前にやっているこれらの会は関心も高いため、幹事となれば日程調整等で自然に全員とコミュニケーションをとることができます。
普段話す機会がない方とも話せるいいチャンスをもらったと思って元気に取り組みましょう。
この際、くれぐれもやらされている感を出さずに、少しでもいい印象を持ってもらえるように！
実は、みんなから仕事の進め方を見られている
「忘年会を開催する」というゴールが明確なものに対して、全権限をあなたに与えてくれているというのが幹事が置かれた状況です。
日程をどうするのか、お店はどうするのか、料理は？会費は？
決めなければいけないことは多岐に渡りますが、その権限を一旦全部任せてもらえるわけです。
これは、チャンス以外の何物でもありません！
どのようにゴールに向けて準備を進めていくのかを自分で考え、告知方法などに知恵を絞り進めていく様子を、実は先輩たちは暖かく見守ってくれています。
当然、力を持った人がやったほうが、早く確実に決まっていくかと思いますが、あえて新入社員に任せることで、仕事の進め方を見ているというわけです。
普段、自分がどのように仕事しているのか、大切にしているものは何なのかをアピールする場として最適な舞台を用意してもらっていると思って、張り切って取り組みましょう。
悩んだり困ったりしたときに、直属の先輩等に助言を求めることも大事なポイントです。
一番重要なのは、会をしっかり開催すること。これは絶対条件です。
会がスタートしてしまえば、大抵の場合はうまくいく
忘年会や新年会、これらの毎年行うイベントは先輩たちにとって毎年行われる定例行事です。
正直な話、会が始まってしまえば誰が幹事をやってもさほど大差ありません。
始まったらお酒も入って、それぞれが勝手に楽しくやり始めます。
なので、幹事のみなさんが頑張るのは、会のスタートまで。
会の進行や出し物等に準備時間をかけがちですが、本質はそこではありません。
会を開催するところまで、いかにスピーディーに準備を進めるかに全神経を注いでください。
ここに挙げたのは一部ですが、こういった理由から新入社員に幹事を任せることが多いと思われます。
必要以上に気張らず、いいアピールの場として幹事というポジションを満喫しましょう！
一番大変なのは、全員の予定を確認すること
幹事をやる上で一番大変なことは、いいお店を探すことでも、出し物を用意することでもありません。
開催日を決めること。
間違いなくこれです！
あらかじめこの日にやる！と上が決めてくれてる場合もありますが、日程も込みで決めてと任された場合は、かなりしんどい戦いになると覚悟してください。
もし幹事大好きの私が、お金を取って幹事代行サービスをするならば、日程決めから依頼された場合、料金は倍の値段を提示します。
日程が決まっている場合でも、全員に参加の有無の確認をする作業は一苦労です。
告知をして全員の返答が来るまで、黙って待っていたら余裕で年が変わります。
さらに日程決めをするとなれば、そのキャッチボールの回数が増えるわけなので、苦労はリボ払いの利子並みに増えていきます。
そんなあなたにぜひ使っていただきたいツールを紹介します。
日程調整、スケジュール調整は「調整さん」を使ってスピーディーに
いよいよ本題です。
開催日を決める日程調整、参加者の確認を行う際、張り紙や直接メール・LINEなどを送信していませんか？
長々と挨拶を打った後、本題部分を入力されたメッセージを見ると結局何が聞きたいのかわからないメッセージやそもそも返信が必要かどうかもわからないメッセージを送っていませんか？
今や当たり前にPCやスマートフォンをみんなが使える状況なので、URLを送ってそこで全て入力してもらいましょう！
今回紹介する日程調整のツールは「調整さん」というものです。
この類のツールで大切なのは２点だと思っています。
- ユーザー登録等面倒な設定がない
- 単純操作で操作が難しくない
この「調整さん」というツールは、回答者はもちろん幹事側も登録は不要なのがありがたいポイントで、UIも非常にわかりやすく、普段それほどこういったツールを使わない方にとっても簡単に操作できます！
イベントを作成する
イベント作成も非常に簡単です。
- イベント名
- 日程の候補日を入力
最低限この２点の入力だけでOKです！
この他「メモ」部分に締め切りや挨拶なども入力もできるので、実際使う際はこの部分に入力します。
このほか、アイディア次第では日程以外にもアンケートを取ることができます。
日程は決まっている場合、食べたいものや行きたいお店のアンケートを取る際にも使えます！
アンケート画面の見え方
作成したアンケートを見るには、URLを共有します。
参考までに私が今回作成した「テスト忘年会」のURLを貼っておきますので、見え方等確認してみてください。
https://chouseisan.com/s?h=ff9645737c3543ebb3d713d60d16c15b
このツールの優れた点として、何人が回答しているのかが全員確認できる点だと思っています。
日本人の皆さんが得意な同調を促すことができると思っていて、現時点で多いところに一票いれてくれる人が多い印象を受けます。
また、回答者は名前を入力するため、未回答者が誰なのか、誰がどこを選んでいるのかも全員確認できます。
普通なら、この情報は幹事のみ持っている情報になりがちですが、全員で共有することで未回答者に回答を促してもらえたり、現時点で多い日程や意見に合わせてもらえたりといい方面に働くことが多いです。
わかりやすい回答画面
- 名前
- 回答
- コメント
回答者はこの３つに答えるだけ！
さらに言えば「コメント」は、任意入力なので名前と回答だけでいいんです。
もちろん回答者についても会員登録等は一切ないので、入力のハードルがグッと下がります。
さらにアカウントがないことで、上司の代わりに入力するなど依頼回答も簡単です！
まとめ
いかがでしたか？
この「調整さん」を使えば幹事にとって一番大変な日程調整をスピーディーに行うことができます。
参加の有無を確認する場面なら、「参加できますか？」に対して「Yes」か「NO」で回答してもらえば瞬殺です。
ツールの説明でも書きましたが、使い方はアイディア次第でいくらでもあるこのツールを使って、幹事業を全うしてください！
完全に私の主観ですが、このようなツールを使ってスマートに行える人材はポイント高いと思っています。
最後に改めて、「調整さん」のリンクを下に貼っておきます。
https://chouseisan.com/